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ADIMINISTRACIÓN DE HOSPEDAJE

Investigación de Plazas más Convenientes

GCI cuenta con una base de datos de plazas, y de los mejores hoteles del país para realizar Congresos, Convenciones y Exposiciones; a través de ella Usted puede tomar la decisión óptima de donde llevar a cabo su evento con la infraestructura y facilidades que cubran sus necesidades. Propondremos a Usted alternativas potenciales para la realización de su evento, así como cualquier información adicional que usted requiera para tomar la decisión que más se acomode a sus necesidades, dando como resultado la elección del mejor hotel y ciudad para llevar a cabo su Congreso, Convención ó Exposición.

Negociación con el Hotel;

Como Líder en la industria de Administración de Hospedaje , le GARANTIZAMOS a Usted que los precios que negociemos a su favor serán iguales o mejores que los que usted pueda acordar directamente con los hoteles.

GCI NUNCA le costará un peso más caro de lo que usted pueda cotizar.

Con su autorización NEGOCIAMOS con cada hotel los descuentos, cortesías, bloqueos y requerimientos especiales para su evento con la experiencia y margen que nos da el manejar más de 100 eventos al año. Le evitamos a Usted largas entrevistas hotel por hotel, papeleos, contratos, garantías, seguimientos, etc. Una sola negociación, un solo representante responsable, una sola firma de autorización y nos ponemos a trabajar en su evento, reduciendo tiempo y márgenes de error tanto en logística como en comunicación con los hoteles.

En base al tipo de evento y consumos en los hoteles nos permite evaluar su evento y generar una estrategia de negociación con él o los hoteles que mejor se acomoden a sus necesidades, asegurando que el resultado de la negociación será de su pleno agrado y satisfacción, sin que lo anterior le cueste un peso más a su cotización.

Le asesoraremos durante los procesos de contratación con los hoteles; no como Asesor Jurídico pero sí repasando las condiciones del convenio, resaltando los puntos críticos para su entendimiento antes de su firma, así como revisando las cláusulas de estándares de la industria para su protección.

TRÁMITE DE REGISTRO Y RESERVACIONES

Bienvenido al departamento de Administración de Hospedaje donde nuestro profesional equipo aporta su conocimiento y la más óptima tecnología existente para hacer de su Congreso todo un éxito.

Con la información proporcionada por usted, sugeriremos la mejor opción para tramitar las reservaciones de hospedaje de cada uno de sus invitados o asistentes. Realizaremos propuestas de formatos oficiales de reservación, para simplificar este trámite.

Atenderemos todas las reservaciones vía telefónica a través de nuestras ladas 800 sin costo tanto a nivel nacional como internacional, así como también por medio de fax, e-mail. ó en nuestra página de Internet.

Todas las reservaciones tramitadas en la compañía se CONFIRMARÁN POR ESCRITO y en un período máximo de 24 horas de haber recibido la reservación.

GARANTÍA DE SERVICIO. Cada visitante que realiza su reservación a través de GCI obtiene una garantía de servicio única en México, la cual consta en que sí por algún motivo se presenta una deficiencia de parte del hotel para con el visitante en relación a su reservación, nosotros tenemos la obligación de solucionar el inconveniente en menos de 10 minutos de que se nos notifique o en su defecto GCI correrá con el cargo de la noche de estancia para disculpar al hotel y el huésped regrese a su ciudad de origen sin una mala imagen de los hoteles. Nosotros nos encargaremos de exigir al hotel que cumpla con las normas nacionales de servicio de acuerdo a su categoría y se cumpla todo lo ofrecido en el contrato.

Nuestro compromiso es brindarle a usted una atención y servicio de clase mundial ahorrándole tiempo, dinero y esfuerzo. La experiencia de dos década, nos permite adaptar cada vez más nuestros servicios a sus necesidades.

Nuestra Promesa a Usted…

El departamento de Reservaciones de GCI ha sido capacitado para ser la central de reservaciones más eficiente y profesional en el país. A través del uso de la tecnología y el talento del personal de GCI buscamos establecer lazos de servicios estrechos con nuestros clientes. Nuestra meta siempre será brindarle un excelente servicio más allá de lo que Usted espera recibir de nosotros.

Durante el evento

El Objetivo de GCI es hacer que el Organizador durante las fechas del evento tenga un punto menos de que preocuparse, ya que todo lo relacionado al hospedaje estará marchando de acuerdo a lo planeado. GCI anticipará posibles inconvenientes y tendrá permanente comunicación con el personal del hotel.

Nuestra satisfacción es el servirle! Por tal motivo ningún evento es demasiado grande o pequeño para brindarle a usted el 100% de nuestra atención.

Nosotros:

Conduciremos ó ayudaremos a la reunión de la pre-convención con todo el staff involucrado del hotel.

Brindaremos asistencia para montar la oficina del Comité Organizador.

Conduciremos o ayudaremos en relación a los brifings con los diferentes proveedores contratados para el evento (compañía de audio/visual, fotógrafos, seguridad, banquetes, etc.)

Proveeremos de actualizaciones en los roomings de habitaciones generadas así como cantidad de personas asistentes al evento para que éstas sean consideradas por los proveedores.

Monitorearemos y coordinaremos al staff de recepción del hotel para agilizar las llegadas de los huéspedes.

Verificaremos que los salones de reunión se encuentren montados de acuerdo a las especificaciones solicitadas y a tiempo.

Revisaremos que el equipo audio visual se encuentre correctamente funcionando previo a cada evento.

Mantendremos comunicación con los ponentes para asegurar que sus necesidades en cuanto a audiovisual se encuentren cubiertas.

Coordinaremos la puntualidad del transporte.

Supervisaremos la colocación adecuada de los buffets o barras, con la finalidad que los huéspedes se sirvan sus alimentos sin complicaciones y con fluídez.

Cuantificaremos y controlaremos los consumos reales de alimentos, bebidas y coffe breaks durante los eventos auditando la cantidad real de los servicios recibidos.

Auditaremos la cuenta maestra general del Comité Organizador para asegurar que los servicios cargados sean 100% reales.

Desde la llegada al hotel hasta la salida del ultimo Huésped u Organizador, GCI estará allí con usted para ayudarlo en lo que usted considere podamos servirle.

 

 

 

Los servicios antes mencionados varían de acuerdo al tipo de evento así como volúmen del mismo. Favor de consultar los servicios que aplicarían a su evento.


POSTERIOR AL EVENTO

Le ofrecemos al término de su evento un ESTADO DE CUENTA con el número total y nombre de cada una de las personas que reservaron, hoteles en que se hospedaron y trascendencia; esto será de mucha ayuda para llevar una mejor y exacta estadística de los asistentes foráneos y así poder utilizar dicha información a su favor en eventos posteriores. Al igual tendrá usted la cantidad exacta de habitaciones producidas en cada hotel mismas que nos permitirán exigir a los hoteles las habitaciones de cortesía en base a la producción real de su grupo.


Calendario de Eventos.



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